Cómo ordenar el archivo
Aquí no hay carpetas, y es mejor así: las carpetas se duplican con el tiempo. El orden se sostiene en tres cosas — tipo de documento, vínculo y nombre. Si los tres se usan igual siempre, nada se pierde y todo aparece con el buscador.
1. A qué se vincula cada documento
- Al inmueble — lo que pertenece al espacio, sin importar quién lo ocupe: ficha técnica, predial, escritura, planos, recibos de agua y luz, reglamento del edificio.
- Al propietario — lo que es de la persona o empresa dueña: INE, constancia de situación fiscal, poder notarial, contrato de exclusiva.
- Al trato — lo que nace de la operación: carta de intención, contrato de arrendamiento, póliza jurídica, depósitos y recibos.
- Al cliente — documentos del arrendatario o comprador: acta constitutiva, INE del representante, constancia fiscal, estados de cuenta.
Un documento de una operación conviene vincularlo al trato y también al inmueble: así se encuentra desde los dos lados.
2. Cómo se nombra
Una sola fórmula para todos: tipo · inmueble o parte · periodo.
- Predial 2026 · Salamanca 105 Local A
- Escritura · Salamanca 105
- Contrato de arrendamiento 2026-2027 · Salamanca 105 Local A
- INE · Propietario Salamanca 105
- Constancia fiscal 2026 · Inmobiliaria XYZ
El año es obligatorio en todo lo que se renueva cada año. El buscador lee el nombre, el tipo y el nombre del inmueble, del propietario, del trato y del cliente: escribir «Salamanca» trae todo el expediente.
3. Expediente mínimo
Del inmueble: ficha técnica, predial del año en curso, escritura, planos. Del propietario: constancia fiscal e INE. Mientras falte alguno, el inmueble no está listo para operar; la pestaña Expedientes lo muestra de un vistazo.
De la operación: carta de intención, documentos del arrendatario (acta constitutiva, INE, constancia fiscal, estados de cuenta), contrato firmado, póliza jurídica y los recibos de depósito.
4. Las fechas de vencimiento son la mejor defensa
Llene «Vence el» siempre que exista una fecha: predial al 31 de diciembre, constancia fiscal al año, contrato y póliza a su fecha de término, INE a su vigencia. La página avisa arriba 60 días antes. Sin esa fecha, el documento caduca sin que nadie lo note.
5. Las actualizaciones van como «Nueva versión»
El predial nuevo se sube con el botón Nueva versión del anterior, no como documento aparte. En la lista queda uno solo vigente y los años pasados se guardan en el historial.
6. Disciplina
- Un documento, un archivo. El escaneo de varias hojas va en un solo PDF.
- Fotos de trabajo y capturas de conversaciones no van aquí: para eso están los chats del CRM.
- Una vez por semana, alguien revisa dos cosas: los avisos de vencimiento y los documentos sin vincular.
7. Qué nunca pasa
- Ningún documento se borra. «Archivar» solo lo quita de la lista; se restaura cuando se quiera.
- Un archivo subido no se puede sustituir: la versión anterior siempre queda.
- Cada cambio de nombre, tipo o vínculo queda registrado con quién y cuándo.
- Cada noche se copia todo a un segundo almacén, protegido contra borrado por 5 años. Si esa copia falla, aparece un aviso rojo arriba.